Independientemente de la industria a la que perteneces, lo más probable es que solicite, almacene y gestione datos que deben permanecer seguros (sean estos datos de consumidores, datos comerciales internos, datos de empleados o planilla, datos financieros, o cualquier otra información que se gestione dentro de la empresa.

Si tú, como muchas personas, usan hojas de cálculo para almacenar y compartir datos seguros, podría estar enfrentando una brecha de seguridad importante. ¿Por qué? Porque las hojas de cálculo pueden convertirse en un riesgo de seguridad y porque una aplicación personalizada podría ser una de las soluciones adecuadas para ti, dependiendo del tipo de dato que manejas y el proceso involucrado.

¿Por qué las hojas de cálculo no son la opción de almacenamiento de datos más segura?

Las hojas de cálculo no son la opción de almacenamiento de datos más segura porque:

  • Tienen un nivel de protección débil: Aunque la mayoría de programas de procesamiento de hojas de cálculo permiten protección por contraseña y/o el cifrado de los datos; estos pueden ser descifrados fácilmente con programas gratuitos
  • Pueden ser compartidos fácilmente: Incluso si una hoja de cálculo está protegida con contraseña, eso no impide que alguien copie y pegue información en un nuevo documento o envíe la hoja de cálculo por correo electrónico a otra persona.
  • Incapacidad para rastrear su uso: Los datos colocados en una hoja de cálculo, se vuelven más difíciles de rastrear cómo los empleados usan y/o lo comparte

¿Cómo puede ayudar la creación de una aplicación personalizada?

Seguro estás pensando que la idea de crear una aplicación para reemplazar tus hojas de cálculo y proteger los datos de la empresa (al mismo tiempo que te permitirá automatizar algunos procesos y tomar decisiones), puede resultar abrumador por parecer un proyecto enorme, pero he de comentarte que las herramientas de ‘Low-code’ como Zoho Creator pueden hacer que el proceso de creación de la aplicación sea mucho más rápido que el desarrollo tradicional.

Ahora bien, incluso si se trata de un proyecto pequeño, es necesario tener los motivos adecuados para emprenderlo. A continuación te describimos algunos de los motivos por el cual este tipo de soluciones puede mantener tus datos más seguros:

  • Comparte de forma más fácil: en lugar de tener varias copias de una hoja de cálculo en diferentes bandejas de entrada de correo electrónico – ¿Te suena? – el uso de una aplicación mantiene todos tus datos en un sólo lugar. Además, esto evitará que se preocupe en tener los datos más recientes, ya que todos estarán viendo lo mismo.
  • Comparte de forma más segura: aunque los usuarios individuales continúan siendo un problema, podría imponer requisitos más estrictos de seguridad o longitud de contraseña, o exigir que las contraseñas se cambien cada 45 días – Lo sé, qué complicado, pero más complicado es que tu competencia logre acceder a tu base de datos –
  • Control de acceso a través de roles y privilegios: al usar una aplicación, puede crear roles para los usuarios y luego asignar acceso a los datos y privilegios basados en esos roles. Si alguien necesita poder ver parte de un conjunto de datos pero no todo, puede configurarlo. También puede restringir los privilegios de exportación.

¿Convencido? ¿Aún no?

Hay muchas otras ventajas de pasar a una aplicación personalizada, desde optimizar sus flujos de trabajo de datos hasta agregar más capas de seguridad. El único inconveniente real es el tiempo y el esfuerzo dedicados a la creación de la aplicación. Y dependiendo de la capacidad técnica y los recursos de su equipo, esa podría ser una inversión mucho menor de lo que cree. – Y claro, si contactas con nosotros mucho mejor –

Si tu empresa solo usa la hoja de cálculo ocasional y no necesita una base de datos completa, o no maneja datos seguros de los clientes, entonces es mejor que te quedes con las hojas de cálculo. De lo contrario, podría ser el momento de pensar en crear su propia aplicación.

Si deseas explorar cómo hacerlo, contáctanos escribiéndonos al correo info@uhorizon.pe o da el salto de una vez y comienza a usar Zoho Creator registrándote aquí